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Viertes Bürokratieentlastungsgesetz in Kraft!

Nachdem der Bundestag das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz Ende September beschlossen hatte, stimmte auch der Bundesrat dem Gesetz in seiner Sitzung am 18.10.2024 zu. Mittlerweile ist das Gesetz auch im Bundesgesetzblatt veröffentlicht. Insbesondere wurden darin folgende Maßnahmen zur Entbürokratisierung mit steuerlichem Bezug umgesetzt:

Anhebung der Grenze für monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen

Beträgt die Umsatzsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 7.500 Euro, ist derzeit der Kalendermonat der maßgebliche Voranmeldungszeitraum. Um Unternehmer von den mit der Voranmeldung verbundenen Bürokratiekosten zu entlasten, wurde der Schwellenwert auf 9.000 Euro angehoben, sodass mehr Unternehmer lediglich vierteljährlich eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben müssen. Die Regelung gilt ab 2025.

Kürzere Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege

Buchungsbelege müssen künftig nur noch acht, statt bisher zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Neuregelung gilt für alle Buchungsbelege, deren bisherige (zehnjährige) Aufbewahrungsfrist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen ist. Die Regelung betrifft also auch bereits archivierte Belege. Sie wirkt insoweit zurück und führt dazu, dass zum 31.12.2024 bei kalenderjahrgleichem Wirtschaftsjahr die Aufbewahrungsfrist von Buchungsbelegen kumuliert für gleich drei Wirtschaftsjahre endet.

Die verkürzte Aufbewahrungspflicht gilt nur für die Buchungsbelege. Insbesondere für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lagebericht und Konzernabschlüsse bleibt es wie bisher bei der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist. Für Handelsbriefe gilt weiterhin die sechsjährige Aufbewahrungspflicht.

Verlängerung der Geltungsdauer von Freistellungsbescheinigungen zur Quellensteuerentlastung

Bisher war die Geltungsdauer von Freistellungsbescheinigungen bei der Kapitalertragsteuer und beim Steuerabzug nach § 50a EStG für beschränkt Steuerpflichtige auf maximal drei Jahre befristet. Nun mehr ist eine Befristung auf maximal fünf Jahre zulässig.

Zentrale Vollmachtsdatenbank für Steuerberater

Es wurde die gesetzliche Grundlage für eine zentrale Vollmachtsdatenbank für Steuerberater in Verwaltungsverfahren nach den Sozialgesetzbüchern geschaffen. Ziel ist, dass Arbeitgeber ihren Steuerberatern nicht mehr schriftliche (General-)Vollmachten für die jeweiligen Sozialversicherungsträger ausstellen müssen.

Die neue Vollmachstdatenbank soll ab 01.01.2028 optional genutzt werden können und ab 01.01.2030 obligatorisch genutzt werden müssen.

Mehr digitale Rechtsgeschäfte

In vielen Fällen wurden digitale Rechtsgeschäfte per E-Mail, SMS oder Messenger-Nachricht zugelassen (Textform). Eine eigenhändige Unterschrift ist in diesen Fällen nicht länger erforderlich (Schriftform). Betroffen sind z.B.: Mitgliederversammlungen im Vereinsrecht, Widerspruch des Mieters gegen Kündigung des Vermieters oder die Beschlussfassung der Gesellschafter von GmbHs außerhalb einer Versammlung.

Digitale Arbeitsverträge

Auch im Bereich der Arbeitsverträge wurde verstärkt die elektronische Form zugelassen. Beispielsweise kann der Arbeitgeber künftig auch per E-Mail über die wesentlichen Vertragsbedingungen informieren.

Digitale Steuerbescheide

Es wurden die rechtlichen Rahmenbedingungen geschaffen, um zukünftig Steuerbescheide digital bekanntgeben zu können (statt wie bisher in Papierform). Die Regelung tritt zum 01.01.2026 in Kraft. Auch nach einem Start der digitalen Bekanntgabe wird es aber weiterhin möglich sein, eine postalische Bekanntgabe von Steuerbescheiden zu beantragen.

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Ärztlich verordnete Nahrungsergänzungsmittel

Bereits entschieden hat der Bundesfinanzhof als oberstes deutsches Finanzgericht, dass die Aufwendungen für eine Diätverpflegung keine Krankheitskosten darstellen und damit nicht als außergewöhnliche Belastungen steuerlich geltend gemacht werden könnten. Nur solche Aufwendungen seien als Krankheitskosten zu berücksichtigen, die zum Zwecke der Heilung einer Krankheit (z.B. Medikamente, Operation) oder mit dem Ziel getätigt werden, die Krankheit erträglich zu machen, beispielsweise Aufwendungen für einen Rollstuhl.

Fraglich ist nunmehr, ob diese strenge Sichtweise auch bei ärztlich verordneten Nahrungsergänzungsmitteln bei Krebserkrankung greift. Das Finanzgericht München hat dies zunächst bestätigt und auch solche Aufwendungen als nicht abzugsfähige Kosten der privaten Lebensführung anerkannt.

Der Steuerpflichtige hat nunmehr die Revision beim Bundesfinanzhof eingelegt – Betroffene sollten daher entsprechende Einkommensteuerbescheide prüfen und offen halten. Gerne unterstützen wir Sie hier.

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Zugang einer Kündigung per Einwurf-Einschreiben und Beweisanforderungen

Ein Einwurf-Einschreiben ist kein hinreichender Beweis des Zugangs, wenn keine Reproduktion des Auslieferungsbelegs vorliegt.

In der Praxis der Vertragskündigung, insbesondere bei verhaltensbedingten Kündigungen, stehen Arbeitgeber vor der Herausforderung, den Zugang der Kündigungserklärung beim Empfänger/Arbeitnehmer zu beweisen. Dies gilt insbesondere, wenn der Zugang streitig ist und der Arbeitgeber auf den Versand per Einwurf-Einschreiben setzt.

  1. Zugang einer Kündigungserklärung per Einwurf-Einschreiben

Wird eine Kündigung per Einwurf-Einschreiben zugestellt, muss der Absender den Zugang der schriftlichen Erklärung beim Empfänger beweisen. Dies gestaltet sich oft schwieriger als zunächst angenommen, da die Kombination von Einlieferungsbeleg und Sendungsstatus der Deutschen Post AG nicht ausreicht, um einen Anscheinsbeweis für den Zugang zu erbringen. Der Einlieferungsbeleg bestätigt lediglich, dass die Sendung versandt wurde, gibt jedoch keinen Aufschluss über den tatsächlichen Zugang beim Empfänger.

  1. Beweisanforderungen und Anscheinsbeweis

Nach der aktuellen Rechtsprechung reicht der Sendungsstatus der Deutschen Post AG nicht aus, um den Zugang beim Empfänger zu beweisen, da dieser Status nur eine maschinelle Verarbeitung widerspiegelt. Der entscheidende Unterschied liegt in der Beweisqualität: Während der Sendungsstatus lediglich eine automatisierte Information ist, weist die Reproduktion eines Auslieferungsbelegs eine höhere Beweiskraft auf, da hier die Unterschrift des Postzustellers als Informant vorliegt. Kann ein solcher Auslieferungsbeleg nicht mehr von der Post reproduziert werden, fällt dies in die Risikosphäre des Absenders.

In einem kürzlich entschiedenen Fall (Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg, 12. Dezember 2023 – 15 Sa 20/23) hat das Gericht betont, dass der bloße Sendungsstatus keinen hinreichenden Beweis für den Zugang der Kündigung darstellt. Dies bedeutet, dass der Absender bei einer streitigen Kündigung den Zugang nicht allein durch den Einlieferungsbeleg und den Sendungsstatus nachweisen kann. Die Reproduktion des Auslieferungsbelegs ist für einen wirksamen Zugang entscheidend.

  1. Fazit

Maßgeblich für den Arbeitgeber ist es, die richtigen Beweise für den Zugang einer Kündigungserklärung zu sichern. Der Einwurf-Einschreiben-Prozess der Deutschen Post AG bietet zwar einen hohen Grad an Sicherheit, aber der Sendungsstatus allein reicht nicht aus, um den Zugang beim Empfänger zweifelsfrei nachzuweisen. Nur durch die Reproduktion des Auslieferungsbelegs kann der Zugang rechtssicher belegt werden.

  1. Empfehlung

Die persönliche Übergabe der Kündigung ist die sicherste Methode, um den Zugang der Kündigung zu beweisen, und wird von uns ausdrücklich empfohlen. Durch eine Unterschrift des Empfängers auf der Kündigung oder im Beisein eines neutralen Zeugen kann der Zugang eindeutig dokumentiert werden.

Falls eine persönliche Übergabe nicht möglich ist, ist die Zustellung durch einen Boten eine Alternative. Ein neutraler Zeuge, der die Kündigung persönlich in den Briefkasten des Empfängers einwirft oder übergibt, kann den Vorgang detailliert dokumentieren und notfalls vor Gericht als Zeuge aussagen.

Eine weitere Möglichkeit ist der Versand per Einschreiben mit Rückschein: der Empfänger muss die Zustellung quittieren, und der Rückschein dient als eindeutiger Nachweis für den Zugang der Kündigungserklärung. Allerdings kann der Empfänger die Annahme verweigern, was die Zustellung verzögern oder vereiteln kann. Wird der Empfänger nicht angetroffen, erhält er eine Benachrichtigung, die Sendung bei der Post abzuholen. Holt er sie nicht ab, gilt die Kündigung erst mit Ablauf der Abholfrist als zugestellt, was zu Verzögerungen führen kann.

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Arbeit im Homeoffice: Haftungsfragen und Arbeitgeberrechte

In der modernen Arbeitswelt hat das Homeoffice an Bedeutung gewonnen. Die COVID-19-Pandemie hat diesen Trend beschleunigt und viele Unternehmen dazu veranlasst, flexible Arbeitsmodelle zu etablieren. Doch wie sieht es mit den rechtlichen Rahmenbedingungen aus? Insbesondere sind Haftungsfragen sowie die Rechte der Arbeitgeber, ihre Mitarbeiter zurück ins Büro zu holen, von zentralem Interesse.

Das Recht auf Homeoffice

In Deutschland gibt es kein generelles Recht auf Homeoffice.

Gemäß der Gewerbeordnung kann der Arbeitgeber Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen näher bestimmen, soweit diese Arbeitsbedingungen nicht durch den Arbeitsvertrag, eine Betriebsvereinbarung, einen Tarifvertrag oder gesetzliche Vorschriften festgelegt sind. Somit bestimmt den Arbeitsort grundsätzlich der Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer kann nicht verlangen, im Homeoffice arbeiten zu dürfen. Ausnahmen bestehen im Rahmen der Rücksichtnahmepflichten des Arbeitgebers z.B. bei gesundheitlichen Einschränkungen des Arbeitnehmers und wenn diesem ein leidensgerechter Arbeitsplatz im Betrieb nicht angeboten werden kann. In einem solchen Fall kann der Arbeitnehmer einen Anspruch darauf haben (teilweise) im Homeoffice arbeiten zu dürfen. Ein Anspruch auf Arbeit im Homeoffice kann sich weiterhin aus dem arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz ergeben. Arbeitnehmer in vergleichbarer Lage müssen bei der Gewährung von Homeoffice gleichbehandelt werden.

Andersherum kann der Arbeitgeber ohne entsprechende Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer das Arbeiten im Homeoffice nicht einseitig einführen oder den Arbeitnehmer gar dazu zwingen. Nur im absoluten Notfall, wenn etwa sonst ein völlig unverhältnismäßiger Schaden droht, ist vorstellbar, dass Arbeitnehmer auch ohne eine Vereinbarung zum Homeoffice verpflichtet werden könnten.

Haftungsfragen im Homeoffice

Ein zentraler Aspekt im Zusammenhang mit dem Homeoffice sind Haftungsfragen. Bei Unfällen im Homeoffice stellt sich die Frage, ob der Arbeitgeber haftbar gemacht werden kann. Hat der Arbeitgeber einen Arbeits- oder Wegeunfall nicht vorsätzlich herbeigeführt, tritt für Schäden des Arbeitnehmers grundsätzlich die gesetzliche Unfallversicherung ein.

Dabei gilt nach einer Gesetzesänderung der gesetzliche Unfallversicherungsschutz im Homeoffice nun in gleicher Weise wie im Betrieb. Die gesetzliche Unfallversicherung greift im Homeoffice immer dann, wenn die Tätigkeit, bei der der Unfall geschieht, in einem engen Zusammenhang mit den beruflichen Aufgaben steht. Eine privat veranlasste Tätigkeit (z.B. Kochen, Müll rausbringen, Briefkasten leeren) ist nicht versichert.

Versichert ist hingegen ein Wegeunfall auf dem direkten Weg vom Homeoffice zur Kita/Schule, um Kinder von Versicherten zu bringen oder abzuholen. Ebenfalls Versicherungsschutz besteht bei Unfällen auf dem Weg zum Besorgen von verzehrfertigen Lebensmitteln in der Mittagspause aus dem Homeoffice. Während des Aufenthalts im Restaurant oder Supermarkt besteht hingegen kein Versicherungsschutz.

Back to Office: Kann der Arbeitgeber das anordnen?

Trotz der Vorteile des Homeoffice haben Arbeitgeber grundsätzlich das Recht, ihre Mitarbeiter zurück ins Büro zu holen. Dieses Recht basiert auf dem Weisungsrecht des Arbeitgebers, das im Arbeitsvertrag verankert ist. Jedoch muss der Arbeitgeber bei dieser Entscheidung die Interessen der Arbeitnehmer berücksichtigen, insbesondere wenn es um gesundheitliche Bedenken oder familiäre Verpflichtungen geht.

Mitbestimmung des Betriebsrats

Gibt es einen Betriebsrat, unterliegt das Arbeiten im Homeoffice der Mitbestimmung des Betriebsrates. Und zwar alles außer das „ob“. Ob überhaupt im Homeoffice gearbeitet wird, wird ohne Zutun des Betriebsrates entschieden. Die spätere Ausgestaltung und Durchführung des Arbeitens im Homeoffice unterliegt dann jedoch der Mitbestimmung.

Fazit

Das Thema Homeoffice ist komplex und erfordert eine sorgfältige Abwägung der Rechte und Pflichten beider Parteien. Arbeitnehmer sollten über ihre Ansprüche informiert sein, während Arbeitgeber klare Richtlinien anbieten müssen, z.B. in Form einer Homeoffice-Vereinbarung. Durch offene Kommunikation und rechtliche Klarheit können sowohl die Interessen der Arbeitnehmer als auch die der Arbeitgeber gewahrt werden, was zu einer produktiven und gesunden Arbeitsumgebung führt.

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Datenschutz

Datenschutz ist in der Arztpraxis unverzichtbar. Es bestehen auch diverse Vorgaben, wie der Datenschutz in der Praxis zu organisieren ist. Für Praxen, die mindestens zehn Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen, ist ein Datenschutzbeauftragter (DSB) zu benennen, der entweder in der Praxis beschäftigt ist oder als Dienstleister beauftragt wird. Der DSB, darf nicht Praxisinhaber sein und muss für die Aufgabe fachlich qualifiziert sein oder werden. Er ist dem Bayerischen Datenschutzbeauftragten zu melden. Für Praxen, die die vorgenannte Größe nicht erreichen ist in seltenen Fällen ebenfalls ein DSB einzusetzen, und zwar dann, wenn eine Datenschutzfolgenabschätzung notwendig ist. Beispielhaft kann das der Fall sein, wenn z. B. große Mengen an personenbezogenen Daten verarbeitet oder die Praxisräume systematisch videoüberwacht werden. Letzteres könnte in Folge der zunehmenden Gefahr von Gewaltübergriffen in den Praxen zukünftig häufiger der Fall werden.

Wenn Sie in Ihrer Praxis wieder einmal einen „Datenschutzcheck“ durchführen wollen, kann die bei der KBV abrufbare „Checkliste: das ist in der Praxis zu tun“ eine wertvolle Orientierungshilfe sein. https://www.kbv.de/media/sp/Praxisinformation_Datenschutz_Checkliste.pdf.

Hinweis: Unter https://www.kbv.de/html/dsgvo-in-der-praxis.php finden Sie auch weitere wichtige Informationen, die Ihnen helfen auf dem aktuellen Stand hinsichtlich der Datenschutzgrundverordnung zu kommen ebenso wie Hilfen für die Umsetzung.

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