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Umsatzsteuer richtig behandeln – typische Fehler vermeiden und sicher durch die Betriebsprüfung

Geschrieben von katharina summerer am . Veröffentlicht in Aktuelles, Aus der Kanzlei.

Die Umsatzsteuer gehört zu den komplexesten Themen im deutschen Steuerrecht – und ist zugleich einer der häufigsten Stolpersteine für Unternehmen. Fehler bei der Umsatzsteuer können teuer werden: Nachzahlungen, Zinsen und sogar Bußgelder drohen. Welche Fehler besonders häufig passieren und wie Sie diese vermeiden, erklären wir Ihnen hier.

1. Häufige Fehler bei der Umsatzsteuer

  • Falscher Steuersatz:
    Die Unterscheidung zwischen dem regulären Steuersatz (19 %) und dem ermäßigten Steuersatz (7 %) ist nicht immer einfach. Wer den falschen Steuersatz ansetzt, muss bei einer Prüfung nachzahlen.
  • Fehlerhafte Rechnungen:
    Pflichtangaben wie Name und Anschrift des Leistungsempfängers, genaue Leistungsbeschreibung oder Steuernummer fehlen häufig. Ohne vollständige Rechnung kann der Vorsteuerabzug versagt werden.
  • Unberechtigter Vorsteuerabzug:
    Nur wer Unternehmer ist und eine ordnungsgemäße Rechnung besitzt, darf Vorsteuer geltend machen. Vor allem bei Privatnutzung oder gemischter Nutzung von Wirtschaftsgütern passieren hier Fehler.
  • Falsche Ortsbestimmung bei grenzüberschreitenden Leistungen:
    Leistungen in das EU-Ausland oder Drittland haben besondere Regeln für die Umsatzbesteuerung. Hier kommt es oft zu Falschangaben.

2. Folgen von Umsatzsteuerfehlern

  • Nachzahlungen der Umsatzsteuer
  • Säumniszuschläge und Zinsen
  • Strafrechtliche Konsequenzen bei schwerwiegenden Fällen

3. Wie Sie Fehler vermeiden können

  • Sorgfältige Rechnungserstellung:
    Nutzen Sie Checklisten für Pflichtangaben auf Rechnungen.
  • Aktualisierte Kenntnisse:
    Gerade bei Änderungen der Gesetzeslage (z. B. bei ermäßigten Steuersätzen oder EU-Regelungen) sollten Sie regelmäßig Ihre Prozesse prüfen.
  • Interne Schulungen:
    Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, insbesondere in Buchhaltung und Vertrieb, in umsatzsteuerlichen Fragen.
  • Externe Unterstützung:
    Eine regelmäßige Begleitung durch eine Steuerkanzlei minimiert das Risiko teurer Fehler erheblich.

Bei der Umsatzsteuer lohnt sich Genauigkeit: Wer hier sauber arbeitet, spart nicht nur Zeit und Nerven bei Prüfungen, sondern schützt sich auch vor finanziellen Risiken.

Bildquelle: AdobeStock_85804675

Homeoffice und Steuern – Was Arbeitnehmer und Arbeitgeber 2025 beachten müssen

Geschrieben von katharina summerer am . Veröffentlicht in Aktuelles, Aus der Kanzlei.

Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben. Doch was viele nicht wissen: Wer von zu Hause arbeitet, kann unter bestimmten Voraussetzungen Steuern sparen. Auch Arbeitgeber müssen beim Thema Homeoffice steuerlich einiges beachten. Wir erklären Ihnen, wie Sie 2025 das Beste aus Ihren Möglichkeiten herausholen.

1. Die Homeoffice-Pauschale – die wichtigsten Fakten
Seit 2023 ist die Homeoffice-Pauschale gesetzlich verankert:

  • 6 € pro Homeoffice-Tag
  • Maximal 1.260 € pro Jahr (also 210 Tage)

Wichtig:

  • Es müssen keine besonderen Räume vorhanden sein (kein eigenes Arbeitszimmer erforderlich).
  • Der Arbeitgeber muss die Homeoffice-Tätigkeit nicht ausdrücklich bestätigen, aber Nachweise über die Tage sind sinnvoll.

2. Was kann zusätzlich abgesetzt werden?
Neben der Pauschale können Arbeitnehmer auch Werbungskosten geltend machen für:

  • Arbeitsmittel (z. B. Laptop, Schreibtischstuhl)
  • Kosten für Internet und Telefon (anteilig)

Achtung: Die Homeoffice-Pauschale zählt mit zu den Werbungskosten und wird auf die Werbungskostenpauschale (1.230 € ab 2023) angerechnet.

3. Besonderheiten für Arbeitgeber
Arbeitgeber, die Kosten für Homeoffice erstatten (z. B. Internetzuschüsse, Möbelpauschalen), müssen diese Zuwendungen steuerlich korrekt behandeln:

  • Direkte Kostenerstattungen können steuerfrei sein, wenn sie im betrieblichen Interesse liegen.
  • Pauschale Zahlungen ohne Nachweis können lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig werden.

4. Eigene Arbeitszimmer – besondere Regeln
Nur wer ein abgeschlossenes Arbeitszimmer nachweisen kann und es nahezu ausschließlich beruflich nutzt, kann unter Umständen höhere Kosten als Werbungskosten geltend machen – insbesondere, wenn kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

5. Praktische Tipps für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

  • Arbeitnehmer sollten Arbeitszeiten und Homeoffice-Tage dokumentieren.
  • Arbeitgeber können durch gezielte Zuschüsse (z. B. für Internetkosten) steuerliche Vorteile schaffen und Mitarbeiter motivieren.
  • Gemeinsame Homeoffice-Vereinbarungen schaffen Klarheit und helfen bei eventuellen Prüfungen durch das Finanzamt.

Homeoffice bietet steuerliche Gestaltungsspielräume – sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber. Wer die aktuellen Regeln kennt und richtig nutzt, kann seine Steuerlast deutlich senken.

Kaufpreisaufteilung bei Immobilien

Geschrieben von katharina summerer am . Veröffentlicht in Aktuelles, Aus der Kanzlei.

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat im Februar 2025 auf seiner Internetseite eine aktualisierte Arbeitshilfe zur Kaufpreisaufteilung bei bebauten Grundstücken veröffentlicht. Ein Gesamtkaufpreis kann damit auf den Boden- und Gebäudewert aufgeteilt werden. Dem Berechnungsschema liegt die höchstrichterliche Rechtsprechung zugrunde, nach der ein Gesamtkaufpreis für ein bebautes Grundstück nicht nach der sogenannten Restwertmethode, sondern nach dem Verhältnis der Verkehrswerte oder Teilwerte aufgeteilt werden muss.

Anhand der Berechnungshilfe können Vermieter die Kaufpreisaufteilung entweder selbst durchführen oder die Plausibilität ihrer eigenen Wertansätze überprüfen. Auch die FA nutzen die Arbeitshilfe. Abrufbar ist das aktualisierte Berechnungs-Tool unter http://www.bundesfinanzministerium.de.

Hinweis: Nach wie vor ist anzuraten, eine entsprechende Aufteilung des Kaufpreises in einen Anteil Grund und Boden und den Gebäudeanteil bereits im notariell zu beurkundenden Kaufvertrag vorzunehmen. An diese Werte ist das Finanzamt grundsätzlich gebunden, es sei denn, die Aufteilung erfolgte unter bewusster Außerachtlassung der realen Werte. In diesen Fällen dürfen die Finanzämter die entsprechende vertragliche Regelung verwerfen und unter zu Grunde Legung der obigen Arbeitshilfe eine anderweitige Aufteilung vornehmen.

Schenkungsteuer: Grundstücke im Zustand der Bebauung

Geschrieben von katharina summerer am . Veröffentlicht in Aktuelles, Aus der Kanzlei.

Das FG Münster musste sich mit der spannenden Frage beschäftigen, ob ein Grundstück, welches sich noch im Zustand der Bebauung befindet und zukünftig vermietet werden soll, aus erbschaftsteuerrechtlicher Sicht sog. Verwaltungsvermögen darstellt.

Diese zunächst exotisch anmutende Fragestellung hat einen höchst praxisrelevanten Hintergrund: Grundsätzlich können Betriebsvermögen unter Inanspruchnahme von erheblichen steuerlichen Begünstigungen (Regelverschonung 85 % Bewertungsabschlag, sog. Optionsverschonung sogar 100 % Bewertungsabschlag = steuerfrei) übertragen werden. D. h. auch wenn der Wert des Vermögens die persönlichen steuerlichen Freibeträge (zu Kindern bspw. 400.000 EUR pro Elternteil) übersteigen sollte, kann eine Übergabe des Betriebs oder von Geschäftsanteilen ohne Anfall von Schenkungsteuer erfolgen.

Seit dem Jahr 2016 ist hierbei jedoch zu beachten, dass nicht alle Wirtschaftsgüter des Betriebs vorbehaltslos von dieser Begünstigung erfasst werden. Insbesondere Grundbesitz, welcher Fremden zur Nutzung überlassen wird, soll von den Begünstigungen quasi vollständig ausgeschlossen werden, auch wenn es sich hierbei ertragsteuerlich um entsprechendes Betriebsvermögen handelt. Dieses ist in der Praxis ein erheblicher Fallstrick bei der Übergabe betrieblicher Einheiten, da Immobilien regelmäßig hohe Werte aufweisen.

Vor diesem Hintergrund ist die Frage von großer Bedeutung, wann denn entsprechende Grundstücke in den Katalog sog. nicht begünstigten Verwaltungsvermögens rutschen. Das Gesetz spricht insoweit von Grundstücken „welche Dritten zur Nutzung überlassen werden“. Nach Ansicht der Münsteraner Richter sei dies nicht der Fall, wenn das Gebäude noch nicht fertiggestellt sei, denn es werde zu diesem Zeitpunkt schlichtweg noch nicht „zur Nutzung überlassen“. Eine Ausnahme greife lediglich, wenn gezielt ein Leerstand durch entsprechende Kündigungen herbeigeführt werde, was im Urteilsfall jedoch nicht der Fall gewesen ist – hier standen die Objekte – es handelte sich um Ferienhäuser – kurz vor der Fertigstellung.

Das Urteil ist noch nicht rechtskräftig, da das Finanzamt die Revision beim Bundesfinanzhof (BFH) erhoben hat. Trotzdem zeigt es, wie wichtig bei der Nachfolgegestaltung auch der richtige Zeitpunkt der Übertragung ist.

Künstliche Intelligenz in der Steuerverwaltung

Geschrieben von katharina summerer am . Veröffentlicht in Aktuelles, Aus der Kanzlei.

Ab Mai 2025 setzt die Finanzverwaltung Nordrhein-Westfalen bei der Risikobeurteilung von Steuerfällen auf ein neues KI-Modul. Dieses soll das bewährte Risikomanagementsystem der Finanzverwaltung ergänzen.

Das KI-Tool soll dabei unterstützen, nachvollziehbare und unproblematische Steuererklärungen treffsicherer zu erkennen. Diese Fälle mit geringem Prüfbedarf können dann automatisch bearbeitet und damit schneller abgeschlossen werden. Gleichzeitig sollen dadurch die personellen Ressourcen der Finanzverwaltung zielgerichteter für die komplexeren Fälle verwendet werden können.

Nordrhein-Westfalen ist das erste Bundesland, das ein solches KI-Modul verwendet. Das System wird zunächst in vier Pilotfinanzämtern bei klassischen Arbeitnehmerfällen getestet. Eine Ausweitung auf weitere Finanzämter und weitere Fallkonstellationen ist bereits in Planung.