Die nächste Stufe der gesetzlichen E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2027 in Kraft

Damit ergeben sich für viele Unternehmen neue Anforderungen an die Ausstellung, Verarbeitung und Aufbewahrung von Rechnungen. Wir informieren Sie über die wesentlichen Änderungen und den Handlungsbedarf.

1. Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die automatisierte elektronische Verarbeitung ermöglicht. Übliche Formate sind XRechnung (XML-basiert) und ZUGFeRD (PDF-Darstellung mit integriertem XML-Datensatz).
Wichtig: Eine herkömmliche PDF-Rechnung gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne.

2. Welche Änderungen gelten ab 2027?
Die Ausstellungspflicht für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B) wird stufenweise eingeführt:
ZeitpunktGesetzliche Regelung

• Seit 01.01.2025: Inländische Unternehmen müssen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können.
• Ab 01.01.2027: Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 € im Jahr 2026 müssen für betroffene inländische B2B-Umsätze grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 01.01.2028: Die Ausstellungspflicht gilt grundsätzlich für alle inländischen Unternehmen bei entsprechenden B2B-Umsätzen.

Übergangsregelung: Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 € im Jahr 2026 dürfen für 2027 ausgeführte Umsätze noch Papierrechnungen oder mit Zustimmung des Empfängers einfache PDF-Rechnungen ausstellen.

Rechnungen an Privatpersonen (B2C-Umsätze) sind von der gesetzlichen E-Rechnungspflicht nicht betroffen und können weiterhin in Papierform oder mit Zustimmung des Empfängers als PDF-Rechnung ausgestellt werden.

3. Welche Pflichten und Maßnahmen ergeben sich?
Der Empfang von E-Rechnungen ist grundsätzlich bereits seit 2025 verpflichtend; hierfür genügt zunächst ein geeignetes E-Mail-Postfach. Für die ordnungsgemäße Verarbeitung und Archivierung sind geeignete technische und organisatorische Abläufe erforderlich.

• Umsatzgrenze prüfen: Ist Ihr Unternehmen ab 2027 ausstellungspflichtig?
• Rechnungssoftware überprüfen: Kann sie zulässige E-Rechnungen erstellen und verarbeiten?
• Rechnungseingang organisieren: Empfang, Prüfung und Freigabe verbindlich regeln.
• Digitale Archivierung sicherstellen: Rechnungen vollständig und unverändert aufbewahren.
• Buchhaltungsprozesse abstimmen: Digitalen Belegaustausch mit unserer Kanzlei ermöglichen.

4. Revisionssichere Archivierung mittels DMS
E-Rechnungen müssen grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden. Insbesondere der strukturierte Rechnungsdatensatz (XML) muss unverändert und während der Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben. Ein Ausdruck oder die alleinige Speicherung einer einfachen PDF-Ansicht genügt nicht.

Für die digitale Archivierung empfiehlt sich ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem (DMS). Ein DMS unterstützt eine vor unbemerkter Änderung geschützte Ablage, die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung, das schnelle Auffinden von Rechnungen und effizientere Freigabe- und Buchhaltungsprozesse.

Eine mögliche Lösung ist DATEV Unternehmen online mit Belege online. Damit lassen sich Belege digital erfassen, verwalten und aufbewahren sowie unmittelbar mit unserer Kanzlei austauschen. Auch E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD können in die Buchhaltungsabläufe eingebunden werden.

DATEV Unternehmen online kann gerade für die Zusammenarbeit mit unserer Kanzlei eine sinnvolle Lösung sein. Gerne prüfen wir gemeinsam mit Ihnen, ob sich diese Anwendung für Ihr Unternehmen eignet. Die GoBD-konforme Archivierung setzt in jedem Fall eine korrekte Einrichtung und Nutzung sowie dokumentierte betriebliche Abläufe voraus.

5. Unser Fazit und unsere Empfehlung
Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 € im Jahr 2026 müssen ab dem 1. Januar 2027 grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen können.

Unabhängig von der Umsatzhöhe gilt bereits jetzt: Empfangene E-Rechnungen müssen ordnungsgemäß und revisionssicher archiviert werden – auch bei einem Umsatz deutlich unter 800.000 €.

Wir empfehlen daher, bestehende Rechnungs- und Archivierungsprozesse zu überprüfen und diese bei Bedarf um ein geeignetes DMS wie DATEV Unternehmen online zu ergänzen. Wer bereits die Umstellung vorgenommen hat, muss keine weiteren Anpassungen vornehmen. Bei Fragen unterstützen wir Sie gerne.